Для рядового бизнесмена офисный переезд вызывает стойкие ассоциации с суетой, неразберихой, испорченными нервами и потраченными впустую силами. Но принимать успокоительное перед этой процедурой вовсе необязательно – грамотно спланированный процесс не навредит деятельности компании, пройдет с минимальными потерями средств и максимально возможной быстротой.
Необходимые подготовительные шаги
Такая сложная процедура, как офисный переезд, требует тщательной подготовки. Она заключается в нескольких последовательных шагах.
Профессионалы или самостоятельно?
Первое, с чем следует определиться – будет ли процесс организовываться своими силами или его стоит доверить профессионалам. В первом случае фирма выпадет из бизнеса на неделю или больше, а время – это утерянная выгода и недовольные клиенты. Обращение в мувинговую компанию позволит эффективно и качественно оценить объем работы, состав бригады работников, требуемые приспособления и подходящий транспорт. Под переезд офисный грузчики также предоставляются транспортной компанией, поэтому проблема их поиска отпадает.
Новые реквизиты для всех
Вторым шагом должно стать оповещение клиентов, партнеров, поставщиков и курьеров о новом местонахождении офиса. Это поможет избежать неразберихи, неправильно заполненных реквизитов платежей и адресов. Желательно, разослать всем заинтересованным лицам схематическую карту, на которой обозначен новый офис.
Планировка будущего офиса
Расположение помещений в новом офисе следует хорошо изучить предварительно. Составить его план и распределить кабинеты между отделами и сотрудниками. Далее следует распланировать расположение мебели, сейфов, оргтехники, предметов обстановки и рабочих мест. Необходимо заранее договориться со специалистами по поводу быстрого подключения, установки и настройки компьютерной и офисной техники. Это поможет быстро вернуть компанию в рабочий режим.
Упаковка вещей
В процессе упаковки необходимо обязательно маркировать коробки и мешки. Чем подробнее будет описано содержание коробки, тем легче будет определить документы или вещи на новом месте. Желательно не складывать вместе вещи из разных отделов, например, бухгалтерские документы и канцелярию. После этого пакуются офисная техника и мебель. Эту процедуру лучше доверить сотрудникам транспортной компании. Лучше заплатить больше, чем разбить что-либо в дороге или попросту потерять важные бумаги.