Руководители многих компаний в настоящее время задумываются об оптимизации бизнес-процессов для повышения эффективности работы организации, которая обеспечивается благодаря строгому распределению обязанностей между работниками, улучшения коммуникации между ними и повышению уровня контроля. Чтобы оптимизация бизнес-процессов привела к существенному улучшению деятельности предприятия, ее владельцам желательно придерживать определенных рекомендаций от специалистов.
Четкая цель проведения оптимизации бизнес-процессов
Узнав о новомодной тенденции по проведению оптимизации различных процессов на предприятии, многие владельцы бизнеса начинают проводить ее, не имея конкретной цели. Чтобы оптимизация бизнес-процессов привела к значительному улучшению работы компании, необходимо в первую очередь составить подробный список задач, для решения которых требуется оптимизация. Специалисты рекомендуют выбирать цели, которые поддаются количественному измерению. К примеру, оптимизация бизнес-процессов может быть проведена для уменьшения количества времени и денежных средств на выполнение определенных задач. В таком случае можно легко посчитать, как повлияла оптимизация на работу организации.
Для повышения эффективности проведения оптимизации перед ее началом у владельцев компании должно присутствовать четкое представление результатов, которых они планируют добиться. Причем лучше всего, когда в планах присутствуют задачи, относящиеся как к краткосрочной, так и к долгосрочной перспективе. По словам специалистов, желательно также провести собрание со своими сотрудниками, на котором можно более детально обсудить задачи и цели грядущей оптимизации. Особое внимание следует уделить сотрудникам, которых эта оптимизация коснется в первую очередь.
Не забывайте о сотрудниках
Оптимизация в большинстве случаев, конечно же, проводится по инициативе руководителей организации, поэтому далеко не всегда обычные сотрудники понимают, для чего она нужна. Чтобы избежать недопонимания со стороны коллектива, желательно:
- учитывать мнение сотрудников, их пожелания;
- подробно отвечать на вопросы работников, касающихся оптимизации бизнес-процессов;
- объяснять, как может помочь оптимизация в выполнении рабочих обязанностей;
- создавать приятную и позитивную обстановку в компании;
- уделять время на обсуждение различных инициатив, исходящих от сотрудников.